TurboBusiness votre planification de cabinet d’expertise comptable de la gamme ILOA

TurboBusiness votre planification de cabinet d’expertise comptable de la gamme ILOA

9 octobre 2020 Non Par IloaBlog

Introduction

Les cabinets évoluent dans un contexte de plus en plus tendu :

  • pénurie de collaborateurs
  • besoin d’un management des ressources humaines renforcé
  • baisse du panier moyen d’honoraires
  • impact de l’intelligence artificielle et de la robotisation
  • exigence plus forte des clients
  • crise sanitaire de la Covid-19
  • montée du télé-travail
  • besoin d’évoluer vers de nouvelles missions de conseil ou de nouveaux services pour remplacer un chiffre d’affaires traditionnel qui s’érode (cf Loi Pacte pour le commissariat aux comptes et bientôt la comptabilité de trésorerie en plus des prélèvements à la source ?)…

Tous ces défis poussent les cabinets à rechercher des gains de productivité et de rentabilité qui ont une fâcheuse à baisser depuis des années.

RCA Consulting, spécialiste de l’organisation et de la gestion des cabinets, réfléchit depuis 20 ans à créer des outils de plus en plus perfectionnés pour aider les cabinets d’expertise comptable dans leur planification et son pilotage.

Car les gains de productivité passent prioritairement par une organisation optimisée du cabinet et de ses ressources humaines.

De nouvelles méthodes doivent être utilisées : la Méthode des 5P a été inventée spécialement pour les experts-comptables pour lever tous les “goulots” organisationnels.

Lever le goulot principal du cabinet pour faire exploser sa productivité !

Cette Méthode des 5P utilise les principes de la Théorie des Contraintes inventée dans l’industrie dans les années 80. Elle est illustrée dans le roman d’entreprise “Le but” d’Eliyahu GOLDRATT, véritable best-seller.

Les gains sont étonnants : ainsi, un cabinet peut boucler tous ses dossiers 31/12 au 31/03 de l’année suivante, ce qui représente 2 mois gagnés, soit +10 à +15% de productivité, sans outil additif de production !

TurboBusiness est le plus puissant outil d’organisation, de planification, de gestion des temps et de gestion de la performance globale du cabinet d’expertise comptable : il est lié aux principaux logiciels du marché (Cegid, Quadratus, Sage Coala, Agiris, ACD, Ibiza).

Ses cinq ambitions principales pour votre cabinet sont de vous aider à :

1/ Produire toutes vos missions à l’heure :

  • Processus pré-paramétrés, obligations, alertes clients automatiques, agendas et planning = bénéficier du confort d’un tableau de bord de suivi collectif !

2/ Raccourcir votre période fiscale de 2 mois :

La Méthode des 5P planifie et pilote un raccourcissement important de cette période = terminer votre période fiscale un ou deux mois plus tôt !

3/ Poursuivre productivité et rentabilité pour une stratégie « Zéro Malus » et facturation supplémentaire en prime :

  • Budgets de temps, planning de charges dynamique, dates anticipées, temps passés ;
  • Capter rapidement un potentiel de +20 à +30% de gains de productivité ;
  • Détecter automatiquement +5 à +10% de facturation additive à travail égal !

4/ Fournir des prestations homogènes pour satisfaire vos clients :

  • Démarche qualité intégrée : processus, procédures, manuel qualité, indicateurs = éviter le multitâches et la surqualité qui pénalisent lourdement vos performances !

5/ Déstresser votre organisation, attirer, motiver et fidéliser vos personnels :

  • Taux d’avancement, états et graphiques de suivi, analyses pointues = maîtriser au maximum les aléas pour motiver et conserver ses équipes !

Le produit possède donc des qualités novatrices pour :

  • Produire un maximum de valeur et de satisfaction pour vos clients au meilleur prix ;
  • Maximiser la productivité et la rentabilité de vos missions clients pour préserver ou améliorer globalement les performances de votre cabinet et votre capital clients ;
  • De nouveaux indicateurs s’appuient sur vos données de gestion interne (temps passés et facturation) et des notions « avancées » : taux d’avancement, vitesse de production.

Dans un contexte de fortes tensions sur les honoraires et de pénurie de collaborateurs, il propose un support logiciel inédit et puissant désormais INDISPENSABLE.

TurboBusiness possède un éco-système complet pour optimiser ses bénéfices :

  • Un chaînage avec 4 (bientôt 5 avec le CRM) outils complémentaires intégrés en saas.

  • Une plateforme dédiée : versions, modes opératoires, demandes d’amélioration.
  • Un séminaire spécial « gain de productivité » pour capter les meilleures méthodes du monde de l’industrie : +10 à +30% de gains à capter rapidement !
  • Un accompagnement complet et personnalisable : installation, conseil, paramétrage, formation, assistance et coaching basé sur la Méthode des 5P.

Les processus, tâches et alertes clients

Une réflexion en amont est nécessaire afin de construire les processus de production du cabinet, notamment sur les missions récurrentes du cabinet :

  • mission comptable et fiscale
  • mission sociale
  • mission juridique
  • mission fiscale personnelle du dirigeant
  • mission de commissariat aux comptes
  • mission de trésorerie et de pilotage de gestion…

TurboBusiness fabrique automatiquement les obligations (dates légales ou cabinet) de vos dossiers à partir des éléments suivants :

  • Paramètres cabinet et collaborateurs
  • Synchronisation journalière à votre base de GRC/GI (Cegid, Quadra, Sage, ACD, Agiris, Ibiza)
  • Saisie de données clients complémentaires
  • Processus métiers pré-paramétrés (exemple : mission comptable et fiscale)
  • Puissante duplication de ces processus sur chaque mission client en tenant compte des critères clients (rubriques) => missions personnalisées avec dates et temps budgétés.

Voici un extrait de processus standard « mission comptable et fiscale » décomposé en :

  • Ensembles de tâches périodiques (lignes mauves)
  • Tâches (lignes turquoises)
  • Alertes (lignes blanches avec triangle jaune).
  • La tâche correspond à une obligation doublement datée (date butoir et date anticipée) selon certaines règles. Elle est assortie d’un niveau de ressource spécifique (selon le dossier), d’une importance et potentiellement d’une durée (temps normé) si cette fonctionnalité est utilisée pour créer des budgets de temps et un planning de charge.
  • Elle peut être liée à une autre tâche et donc impactée en terme de réalisation
  • L’alerte est un envoi d’e-mail automatisé et historisé avec pièce jointe éventuelle à destination des clients (principalement). Des alertes internes sont également disponibles.

Extrait d’un processus comptable et fiscal.

En fonction des critères clients, les obligations sont créées et datées, et éventuellement assorties d’alertes.

Le tableau de bord de pilotage collaborateurs et cadres

A l’entrée dans le logiciel, un tableau de bord vous rappelle l’urgence et la priorité de vos tâches (sur les clients où vous êtes « ressource ») et une synthèse cadres sur les « portefeuilles chauds » et les retards déjà constatés.

Ce tableau, conforme à la célèbre matrice d’Eisenhower, permet de croiser l’urgence et l’importance des tâches et d’orienter ainsi plus facilement les priorités de production des collaborateurs et cadres : chaque cadran est numéroté de la plus grande priorité (1) à la plus petite (4).

Liste des tâches sur 12 ou 24 mois

Un état d’avancement des tâches très visuel et apprécié des collaborateurs.

Un état très puissant pour les cadres et les dirigeants permet de produire un état qui recense, par exemple sur l’ensemble du portefeuille et pour tous les collaborateurs, l’ensemble des tâches d’approvisionnement comptable :

De nombreuses listes sont disponibles ou paramétrables librement :

  • Tâches par collaborateur ou par équipe
  • Missions en retard
  • Tâches en retard

Temps normés, budgets de temps et planning de charge

RCA Consulting considère que la construction des temps budgétés futurs sur la base des temps passés n-1 est une lourde erreur !

En effet, ces temps sont généralement trop importants (pour des raisons historiques) : il est bon alors de les réduire de 25% puis de se faire aider par le logiciel pour les répartir sur les tâches des processus missions.

Vos budgets sont alors “challengés” et les collaborateurs vont devoir respecter des temps amincis et donc vous offrir des gains de productivité importants !

Pour aller plus vite dans cette construction, TurboBusiness permet d’affecter à chaque tâche un temps normé d’exécution.

Vous construisez plus rapidement vos budgets de temps prévisionnels mensuels par dossier client et mission et surtout un planning de charge totalement dynamique !

Un outil de réaffectation des tâches très puissant permet de transférer définitivement ou provisoirement des dossiers ou des tâches, y compris entre deux dates.

En cas de surcharge ou de sous-charge, vous pouvez alors aller voir le détail des temps affectés mois par mois à un collaborateurs et revoir la répartition des dossiers avec :

  • quel collaborateur décharger
  • quel collaborateur charger plus
  • quels dossiers réaffecter
  • entre quelles dates (ou définitivement)
  • pour quelles tâches de la mission (toutes ou une partie).

Un bouton de simulation permettra de contrôler si la réaffectation demandée « passe » au planning de charge : une fonctionnalité inédite !

Eviter le turn-over des collaborateurs en préservant une meilleure équité, réorganiser une équipe après des départs, réaffecter des dossiers ou en affecter de nouveaux : cela devient un jeu d’enfant ce qui est précieux dans un contexte de turn-over de plus en plus fort !

Ce planning de charges vous procure une seconde vision par niveaux de ressources et par mois :

Vous pouvez alors comparer les ressources temps théoriques et les budgets affectés par collaborateur ou niveaux d’intervenants (et spécialités), ce qui vous permet de :

  • Prévoir vos embauches
  • Envisager des réaffectations entre portefeuilles collaborateurs
  • Gérer les pics ou insuffisances de charge.

Il permet également d’optimiser le remplacement provisoire ou définitif d’un collaborateur.

Une gestion des temps révolutionnaire

Une gestion d’activités (temps, obligations, frais, fournitures, débours) totalement novatrice est directement chaînée avec vos processus de production et basée sur un fichier articles.

Elle permettra également de facturer en plus (anda notre module TurboMoney) tous les temps (et les quantités) saisis hors mission.

Elle propose dans une fenêtre de sélection :

  • Toutes les tâches des processus clients (missions) dans la période
  • Tous les rendez-vous planifiés directement à l’agenda
  • Tous les rendez-vous synchronisés depuis un smartphone.

Cette dernière option est déterminante pour la récupération des temps des experts comptables.

Ces tâches, en tant qu’obligations pré-construites de vos missions clients, sont déjà affectées des codes dossiers, missions, millésimes, tâches et de temps budgétés.

La saisie des temps est donc ultra-rapide et sans erreur via un drag and drop ou un double clic ! Vous évitez notamment des erreurs sur les millésimes des missions comptables qui faussent traditionnellement vos calculs de boni/mali.

Mais elle a également deux autres avantages : elle est chaînée à la gestion de l’obligation et à l’agenda : cela vous évitera de gérer les 3 informations dans 3 logiciels différents.

Elle procure à vos collaborateurs la notion du temps budgété sur sa tâche avant qu’il ne commence ! Cela change tout… car il va de fait éviter la surqualité.

Deux fenêtres procurent toute l’information :

  • À gauche : les tâches à produire sur la période définie
  • A droite : la fenêtre de saisie des temps par simple glisser- déplacer.

Des tâches exceptionnelles peuvent être créées par ajout direct : elles sont affectées d’un statut « E » pour mieux les identifier (et les facturer !). Elles rentrent alors automatiquement dans les temps prévus du planning de charge.

Cette saisie d’activités révolutionnaire permet d’afficher la liste des tâches à réaliser pour chaque collaborateur et d’effectuer une saisie de temps ultra-rapide qui solde la tâche à réaliser (obligation) en tenant compte d’une exécution du travail en une ou plusieurs fois :

Les tâches (statut « automatique ») comportant des temps normés de courte durée peuvent être intégrées par lot (multi-sélection au clavier) sans aucune validation.

TurboBusiness est la seule application du marché capable de détecter instantanément lors de la saisie des temps deux causes classiques de mali :

  • Les surtemps (excès de temps passé par rapport au temps sur la tâche planifiée)
  • Les glissements de fonction (collaborateur trop qualifié pour la tâche).

La troisème (les “mali commerciaux“) est fournie par un état de gestion de l’outil : vous êtes alors totalement en maîtrise de votre performance !

Une autre caractéristique exclusive de TurboBusiness : vous pouvez switcher d’un clic entre la saisie des temps et la gestion de votre agenda individuel.

Cette option très pratique vous permet une planification affinée de vos obligations dans les périodes chargées et une saisie des temps précise et très efficace.

A l’issue d’une période de saisie, le logiciel vous permet une validation collective ou par collaborateur des temps saisis :

Ces informations alimentent des états très puissants car basés sur des taux d’avancement calculés automatiquement :

  • Etat de bonis malis corrigé du taux d’avancement
  • Etat des temps budgétés/passés
  • Etat des produits constatés d’avance
  • Etat de la production cabinet.

Agendas individuels et planning collectif

Une très pratique et puissante gestion des agendas collaborateurs et cadres vient puiser les tâches productives de vos dossiers (fenêtre de gauche) pour les gérer sous la forme de rendez-vous (agenda à droite) :

Les tâches issues des processus clients ont été paramétrées pour pouvoir apparaître ici : on peut alors éviter des tâches inférieures à 30 minutes par exemple.

Elles sont chaînées à une mission millésimée et un client ce qui fait leur grande puissance puisque vos collaborateurs gèrent 3 choses depuis le même logiciel :

  • leurs temps
  • leurs obligations
  • leurs agendas.

IMPORTANT : valider une tâche sur l’agenda permet de la déclarer comme terminée dans le processus du client.

Les agendas individuels des collaborateurs sont recentralisés dans un planning collectif qui est un outil très pratique d’animation de réunions, sur site ou en visioconférence.

Les agendas de vos collaborateurs et cadres peuvent être synchronisés de façon descendante vers Microsoft Outlook, vous permettant une consultation instantanée depuis vos outils courants.

Des états d’activité variés

Un premier état permet de détailler tous les temps avec leur valorisation en PVC (prix de vente collaborateurs) et PVP (prix de vente prestations ou “prix de marché”) : il permet de détecter des glissements de fonction par missions client ou par portefeuille collaborateur.

Un état des activités sans lien avec une mission permet de repérer et facturer en plus toutes les prestations hors mission : il y a au moins 5% de facturation additive à récupérer !

Un état de contrôle des temps affiche les temps de vos collaborateurs par période et détecte les excédents ou déficits de temps dans leur saisie d’activité à des fins de rectification avant de lancer la préfacturation du cabinet.

Une liste des remarques déposées par les collaborateurs pendant leur saisie d’activités permet aux cadres de prendre des décisions pertinentes sur les dossiers, sans devoir se livrer à un fastidieux contrôles des libellés des temps passés.

Un état de comparaison entre les temps budgétés et les temps passés offre une vision synthétique des dépassements sur les dossiers.

Des états de gestion puissants et innovants pour gagner en productivité et en rentabilité

Plusieurs états mesurant la rentabilité de votre cabinet sont proposés après extraction des données de votre gestion interne (temps passés et facturation) et, selon les cas, construction de vos budgets de temps prévisionnels avec la puissance et les automatismes de TurboBusiness.

Ils seront assortis de puissants critères de filtre afin de procurer de multiples analyses par dossier, collaborateur, équipe ou service, expert-comptable, site etc…

Consultables à l’écran ou imprimables, ils seront disponibles dans le cloud avec un simple login et mot de passe sur toutes sortes de matériels : PC, Mac Intosh, tablette, smartphone…

Même à l’extérieur du cabinet et sans matériel propriétaire, vous pourrez surveiller l’avancement de vos collaborateurs à tout moment.

Etat des boni/mali par dossier corrigés selon le taux d’avancement :

Vous voyez d’un coup d’oeil :

  • le budget de temps prévu
  • le budget d’honoraires prévus
  • les temps budgétés sur tâches terminées
  • les temps passés réels sur tâches terminées
  • le surtemps
  • le taux d’avancement des collaborateurs
  • les honoraires acquis
  • le bonus/malus classique de chaque mission à date de l’état
  • le bonus/malus corrigé du taux d’avancement de chaque mission à date de l’état (votre vraie rentabilité instantanée)
  • une estimation du bonus ou du malus en fin de mission, toutes choses égales par ailleurs.

Il permet donc de calculer chaque mois vos boni/mali corrigés et de détecter tous les dossiers qui dérapent afin d’anticiper et de réagir au plus tôt auprès des collaborateurs et des clients. Cet état vous permet une stratégie “zéro malus” !

Etat des encours et écarts entre les temps budgétés et passés :

Cet état permet un contrôle mensuel des dépassements en volume et en valeur.

Etat des produits constatés d’avance :

Pour éviter l’une des corvées de fin d’année au moment d’établir le bilan du cabinet. Cet état est exportable sous Excel pour retraitement éventuel.

Ces premiers états préfigurent une batterie d’états et d’indicateurs en cours de développement sur différents axes :

  • Performance des collaborateurs
  • Taux de chargement
  • Productivité
  • Rentabilité
  • Chiffre d’affaires
  • Taux de respect des délais…

Plusieurs solutions sont permises afin de vous aider à construire des états personnalisés :

  • extractions en format Excel
  • requêtes Sql
  • et bientôt des extractions pour Power BI de Microsoft.