Les 7 raisons qui gâchent la période fiscale de 98% des cabinets comptables

Les 7 raisons qui gâchent la période fiscale de 98% des cabinets comptables

11 janvier 2021 0 Par IloaBlog

Ces raisons pourrissent la vie des cabinets depuis des années mais sont le plus souvent mal comprises voire pas comprises du tout.

Nous excluons bien évidemment une raison purement exogène (la crise sanitaire) sur laquelle les dirigeants de cabinets n’ont pas la main.

Il ressort de ce constat que la plupart des cabinets n’arrivent pas à passer une période fiscale maîtrisée et sereine, avec toutes les conséquences qui s’ensuivent.

Petit état des lieux…

Raison 1 – La croyance dans “les outils magiques”

Si l’informatique a permis aux cabinets de réaliser d’importants gains de productivité depuis des dizaines d’années, il faut constater deux phénomènes.

Tout d’abord, les gains (calculés par le ratio imparfait CA/nombre de collaborateurs) sont en réalité des baisses depuis 3 ans dans la Profession. Et il est patent que la pente de ces gains étaient de plus en plus faible depuis 10 ans malgré la floraison manifeste des outils.

Cette croyance de l’outil magique porte elle-même son propre échec car elle permet aux dirigeants de s’affranchir de la réflexion puis de la mise en place d’une méthode d’accompagnement de l’outil et d’un management des RH rénové.

Or l’absence de ces deux ingrédients ruine les gains locaux remportés à certains endroits de la chaîne de production pour différentes raisons.

Par ailleurs, multiplier les outils, c’est aussi créer plus de filières notamment d’approvisionnement des pièces et informations qui créent des problèmes à vos collaborateurs et leur font perdre du temps.

Raison 2 – La pénurie structurelle de collaborateurs

Nous aurions pu mettre cette raison tout à la fin comme une conséquence des 6 autres raisons.

Car cette pénurie est à la fois une cause et une conséquence !

La pression et le stress des campagnes fiscales successives ruine la réputation de la Profession qui ne brille pas non plus par les rémunérations qu’elle délivre.

Les comptables préfèrent alors intégrer une entreprise.

D’autres ont compris qu’il ne fallait plus emprunter cette filière professionnelle ou bien en changer !

Raison 3 – La mauvaise estimation de la durée des tâches

Notre analyse des temps passés, depuis de longues années, nous montre que les temps budgétés sont basés sur des temps passés historiques à peine remis en cause.

Hors ces temps sont excessifs d’au moins 30 à 50% car les collaborateurs y incorporent des marges de sécurité.

Nous verrons dans un prochain article que pour éviter cela, deux dispositifs sont à mettre en oeuvre :

  • des durées “focalisées” c’est-à-dire plus agressives et connues des collaborateurs ;
  • un tampon général de sécurité pour protéger l’achèvement des missions (par exemple le bilan d’un client) à bonne date et dans des conditions de rentabilité correctes.
Source eric ROBIN – Marris Consulting

Raison 4 – Le syndrome de l’étudiant

Ceci se matérialise par deux phénomènes :

  • une finition de la plupart des tâches par les collaborateurs (et les cadres !) en juste à temps permanent ;
  • un fonctionnement en multitâches multidossiers qui fait exploser les temps passés !

La solution comporte cinq règles :

  • ne partir ni trop tôt no trop tard dans le lancement de la mission “comptes annuels” par exemple ;
  • s’assurer du “complet/conforme” des pièces et informations captées afin de pouvoir terminer au plus vite ;
  • faire déclencher le top départ par un cadre responsable des lancements ;
  • partir pour un sprint avec l’éthique d’un coureur de relais
  • empêcher les autres collaborateurs, les clients ou les dirigeants de déranger un collaborateur en sprint.

Raison 5 – La Loi de Parkinson

Par rapport au budget de temps défini, le collaborateur a tendance à tout consommer même s’il met moins de temps : les marges potentiellement gagnées sont alors englouties dans la boîte noire du cabinet.

La solution est de déterminer des “durées focalisées” qui sont généralement 50% des temps passés en n-1 sur chaque tâche.

Et cela marche ! Dans un cas sur deux (prouvé statistiquement), le collaborateur respectera ce budget aminci.

Raison 6 – Le multitâches (et multidossiers)

La gestion multitâches/multidossiers provoque un énorme gâchis de temps !

Outre les solutions déjà évoquées ci-dessus, il faut habituer les collaborateurs à monotâcher et à limiter drastiquement le nombre de dossiers lancés simultanément en production.

Ceci nécessite l’appui d’un cadre qui lance le top-départ des tâches et qui limite ce nombre de missions lancées dans la chaîne de production.

Raison 7 – L’interdépendance des tâches

Le travail sur les missions et les tâches d’un cabinet est relativement linéaire, la tâche A s’effectuant avant la B qui elle-même précède la C etc…

L’addition des temps de ces tâches dites “critiques” forme le “chemin critique” qui est le plus court chemin possible en volume d’heures.

Deux possibilités s’offrent à nous :

  • la tâche se termine en retard (plus de temps passé) : elle décale alors la tâche suivante
  • la tâche se termine en avance : la marge est perdue du fait des raisons décrites plus haut.

Il n’y a alors pas compensation entre les retards et les avances ce qui fait que seuls les retards s’accumulent, le plus souvent sans contrôle réel.

En effet, peu de cabinets ont un outil de planification et de pilotage qui permet de gérer le taux d’avancement réel d’une mission.

RCA Consulting déploie en test la Méthode de la Chaîne Critique dans 5 cabinets dès ce début d’année 2021

Cette méthode possède les solutions très concrètes à la plupart de ces 7 raisons.

Car elle modifie les “comportements” des collaborateurs en leur redonnant les bons principes de planification et de pilotage (ce qui est fondamental) pour :

  • réduire de 30 à 50% les temps passés
  • augmenter fortement productivité et rentabilité
  • terminer la période fiscale deux mois plus tôt
  • faire baisser la pression, le stress et les problèmes de santé
  • fidéliser les collaborateurs et en attirer de nouveaux.

La méthode complétée par notre outil de planification et de pilotage de la gamme ILOA fournit une arme concurrentielle pour tout cabinet soucieux de sortir de la fatalité de ces périodes fiscales plus éprouvantes chaque année !

Nous nous ferons l’écho prochainement du parcours de nos cabinets pilotes.

Intéressé par l’expérience ? Rapprochez-vous de Stéphane REGNIER au 06 11 23 09 18 !

Vidéos de nos webinaires de présentation sur cette page : https://www.iloa.biz/mieux-vivre-periode-fiscale