La fin de période fiscale nécessite encore plus de management !

La fin de période fiscale nécessite encore plus de management !

29 mars 2022 Non Par IloaBlog

C’est la fin de période fiscale (soit le finish des deux derniers mois) qui cristallise le plus de besoins de management de la part de vos réviseurs.

En effet, ce sprint est le plus éprouvant, aussi bien pour les collaborateurs réviseurs que pour les experts-comptables.

Disons même, pour l’ensemble des personnels du cabinet.

Quelles sont les contraintes pour les uns et pour les autres, et quelles sont leurs conséquences ?


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Les collaborateurs “réviseurs” sous pression croissante en avril et mai chaque année

Les réviseurs sont déjà dans la course depuis janvier pour les premiers bilans, dans une allure qui ressemble plus à un rythme de marathon dans ses premières semaines.

Ils ont en moyenne environ 20 à 30 dossiers à clôturer à date du 31/12 et il faut mobiliser rapidement les premiers clients les plus :

  • motivés
  • urgents
  • stratégiques
  • gros volumes
  • petits et faciles à “caser” tout début janvier (type SCI).

Mais on sent bien au fil du temps que la pression monte.

Les réviseurs doivent progressivement s’attaquer aux clients plus difficiles, qui ont été consciemment ou non, repoussés à plus tard (un peu de procrastination plus ou moins consciente) :

  • les moins motivés
  • les plus désorganisés
  • les “cas” chroniques
  • les cas désespérés (X bilans en retard, faillite, décès,…).

Il s’avère donc qu’au moment où la pression devient la plus forte avec l’approche des échéances de mai, les réviseurs affrontent les dossiers à problèmes.

Et osons le dire : ces dossiers sont moins sensibles aux outils technologiques (plateformes de collecte de pièces et d’informations, outils de scan/OCR,…) ce qui veut dire que l’efficacité de ceux-ci décroît à mesure que la fin de période fiscale approche !

Le management devient alors essentiel afin de :

  • évaluer les temps restant à passer en relation avec le temps disponible du réviseur et le nombre de rendez-vous possibles dans l’emploi du temps de l’expert-comptable
  • orchestrer des priorités plus que jamais
  • équilibrer les révisions/bilans et la tenue/TVA si faite par les mêmes collaborateurs
  • booster les équipes de tenue (si un pôle tenue est organisé à part) et les coordonner avec les besoins des réviseurs
  • finir à tout prix les dossiers “coincés” dans le système productif (commencés et pas terminés) pour éviter l’écueil coûteux du multi-dossiers multi-tâches
  • encourager les équipes et leur faire sentir qu’on est sensible à leurs difficultés et prêt à les aider.

Bien évidemment, si la planification et son pilotage n’ont pas été à la hauteur, le risque est de voir ce précaire équilibre remis sérieusement en question !

Car les aléas potentiels sont nombreux :

  • absence (maternité, maladie) ou départ d’un collaborateur
  • augmentation imprévue des volumes de certains clients
  • entrée (presque indésirable !) de nouveaux clients
  • demande de prestations exceptionnelles ou d’appui renforcé en cas de défaillance
  • problèmes informatiques, de sauvegarde et de cybersécurité
  • cambriolage ou incendie pour les plus malchanceux…

La Méthode de la Chaîne Critique permet :

  • une évaluation permanente et visuelle de l’avancement de chaque réviseur et de sa capacité dans les temps à gérer le “reste-à-faire”
  • une économie de temps supérieure à 30% (certains réviseurs dépassent les 50% !)
  • un coaching et un encouragement réguliers chaque semaine…
  • …sans impacter le temps précieux des experts-comptables.

Et son objectif est d’éviter à tout prix le multi-dossiers multi-tâches qui fait exploser les temps et les délais de +30 à +80% en moyenne !

Les experts-comptables, éternels goulots d’étranglement de la période fiscale !

Sevrés de bilans au début de la campagne (janvier/février), pour eux aussi la pression monte à compter du mois de mars.

Les nuits et les week-ends vont se gâter…

Le constat est toujours et partout le même :

  • le mauvais coaching des clients (gestion des appros)
  • le défaut de planification
  • la quasi absence de pilotage…

ces “manques” ne sont pas compensables par la technologie, encore moins par l’IA (Intelligence Artificielle) qui n’a pas la souplesse de l’esprit humain pour gérer et réviser en permanence des équilibres toujours mouvants.

En bout de chaîne, les experts-comptables qui sont la “contrainte de capacité” du cabinet pendant cette période fiscale, sont transformés en goulots d’étranglement et doivent gérer une quadruple pression :

  • celle des clients
  • celle des collaborateurs (teneurs et réviseurs)
  • celle de l’Administration Fiscale
  • la leur qui augmente de jour en jour !…

Car ils sont la variable d’ajustement s’il venait à manquer des bras et du temps disponible pour boucler. Au détriment de leur santé, bien sûr…

Leur système de production, qui devrait être fluide et rapide, est embourbé par des dizaines de dossiers “en attente”, commencés et pas terminés !

“Trop d’éléphants dans le couloir” comme diraient certains consultants…

Bien sûr, beaucoup de cabinets s’efforcent de mettre un minimum d’organisation en amont de la période fiscale : mais le système mis en place est souvent trop fragile ou parfois contre-productif.

Nous ne disons pas le contraire.

Mais leur planification qui oscille entre le “rien” (pas de planification organisée des agendas des collaborateurs) et le “trop” (une planification à 100% de tous les bilans sur les agendas sur 5 mois, tout aussi inefficace car rigide et vite faux) crée un bateau ivre qui tangue dangereusement dans les dernières semaines, à la merci de tous les aléas évoqués ci-dessus…

D’autant plus que le pilotage hebdomadaire est rare voire inexistant dans la plupart des cabinets rencontrés dans nos missions, tant les experts-comptables sont débordés sur ces dernières semaines.

Or une planification sans pilotage perd 80% de son efficacité !

Comme un prévisionnel sans suivi ! Faux lui aussi très vite, chacun le sait…

Laisser les réviseurs sans appui dans le sprint terminal est une bien mauvaise solution.

En effet, le management doit être :

  • individualisé
  • régulier
  • affecté d’une mesure (qui rassure)
  • encourageant (interdit de sanctionner)
  • vecteur d’un esprit d’équipe (favoriser et organiser l’entraide).

C’est le filet de sécurité que nous tissons dans nos missions “Chaîne Critique” qui rassure les réviseurs pilotes et prouve sa validité et son efficience mesurée toutes les semaines sur chacun d’entre eux.

La robotisation ne réglera pas ces sujets

La tentation est forte de multiplier les dispositifs technologiques pour enfin maîtriser la “grosse” campagne fiscale : à notre sens, c’est une double erreur !

  • D’abord parce que la fluidité, la souplesse, la créativité… ne sont pas simulables par des algorithmes informatiques
  • Ensuite parce qu’un coaching absent ou inefficace est le vecteur de la perte fondamentale d’attractivité de la Profession !

L’obsession technologique témoigne “en subliminal” qu’on veut remplacer les collaborateurs par des outils ou des plateformes !

Souvenez-vous des pompistes, des hôtes.ses de péage et de plus en plus des caissièr.es : ils ont tous compris que leur temps était compté…

Et les cabinets sont rentrés dans le même cercle vicieux : la technologie à outrance décourage les futurs collaborateurs ce qui pousse à encore plus de technologie et donc à de moins en moins de candidats etc…

On voit bien où tout cela va…

Ne nous voilons pas la face : la technologie sert surtout et en premier lieu l’Administration et bien sûr les finances des éditeurs informatiques.

Marginalement, elle profite aux cabinets et à leurs clients à condition qu’elle soit rapidement transformée en services et conseils visibles et vendables sur des cibles solvables.

S’entêter dans cette voie pure (en restant sur les prestations historiques), et sans l’accompagner d’un management efficace, attentif et humanisant constitue pour nous un grand danger pour le futur des cabinets d’expertise comptable.

Car ni le service, ni le conseil ne seront rendus de façon satisfaisante à vos clients par les seuls robots…

Evoquer avec nous la Méthode de la Chaîne Critique : prenez rendez-vous ici.

En savoir plus sur la Méthode.