Faites-vous ces 12 erreurs qui tuent la productivité de vos outils ?

Faites-vous ces 12 erreurs qui tuent la productivité de vos outils ?

11 mai 2021 0 Par IloaBlog

Les outils eux-mêmes, c’est moins de 10% de votre productivité réelle ! Vous devez vous convaincre qu’il n’y a pas “d’outils magiques” mais que l’absence de certains dispositifs autour de ceux-ci tuent sûrement votre “espérance de productivité” !

C’est tout l’objet de cet article qui pointe douze erreurs anti productivité communément pratiquées dans les cabinets rencontrés sur le terrain…

Erreur n°1 : ne pas sensibiliser ses collaborateurs
Erreur n°2 : ne pas faire participer aux différents choix
Erreur n°3 : ne pas lancer de “pilote” avant de généraliser le dispositif à l’ensemble du cabinet
Erreur n°4 : ne pas expliquer le déroulement de l’expérience pilote
Erreur n°5 : ne pas travailler les nouveaux processus et procédures pour les adapter aux nouveaux outils
Erreur n°6 : ne pas planifier selon de nouvelles conceptions
Erreur n°7 : ne pas indiquer l’absence de sanctions en cas de dérapage
Erreur n°8 : ne pas piloter l’entrée et la sortie des dossiers dans la chaîne de production
Erreur n°9 : ne pas faire témoigner les pilotes
Erreur n°10 : ne pas fixer d’objectifs quantitatifs et qualitatifs
Erreur n°11 : ne plus raisonner unitairement mais globalement
Erreur n°12 : ne pas effectuer un suivi efficace mais soft

Il faut rappeler que depuis plusieurs années (avant même la crise sanitaire), la productivité des cabinets était en baisse tendancielle malgré (ou à cause de) la multiplication des outils !

Erreur n°1 : ne pas sensibiliser ses collaborateurs

Les collaborateurs comptables de cabinet sont habitués de tous temps à une certaine pression et les 15 mois de crise sanitaire les ont mis à rude épreuve.

Leur parler de productivité accrue peut présenter un danger non négligeable de turn-over ou de démobilisation !

Il est nécessaire de leur faire comprendre que :

  • ces périodes fiscales stressantes et épuisantes peuvent être évitées tout en poursuivant une meilleure productivité
  • que des méthodes existent pour cela et qu’elles ont déjà fait leurs preuves
  • que vous souhaitez leur expliquer cela et obtenir leur accord avant de les mettre en oeuvre dans le cabinet.

Le risque ?

L’absence de motivation est le risque d’un déficit de sensibilisation et le plus souvent d’un passage en force des dirigeants qui “imposent” leur décision.

Erreur n°2 : ne pas faire participer aux différents choix

Nous parlons du choix des outils informatiques, mais aussi des méthodes qui seront utilisées et de l’expérimentation “pilote” : qui sera volontaire pour y participer ?

Le risque ?

C’est un risque de “sabotage” actif ou passif qui vous attend si vous ne créez pas un consensus autour du projet. Et les collaborateurs s’y entendent !

Erreur n°3 : ne pas lancer de “pilote” avant de généraliser le dispositif à l’ensemble du cabinet

La tentation est forte, notamment dans les petits ou moyens cabinets, de lancer les opérations massivement ! Si c’est plus facile pour lancer un nouvel outil de production comptable, de nouvelles techniques d’organisation de la production sont moins dans l’ADN du cabinet.

Le risque ?

Faute d’expérimentation réussie, il est plus facile de dénigrer la solution que de contribuer à sa réussite. “C’était mieux avant”, non ?

La gestion du changement est toujours un sujet délicat qu’il faut gérer diplomatiquement et par étapes d’autant plus solides qu’elles seront progressives.

Erreur n°4 : ne pas expliquer le déroulement de l’expérience pilote

L’inconnu est générateur d’angoisse ! Si vous matérialisez en la détaillant l’expérience, vous la rendez beaucoup plus familière et acceptable.

Le risque ?

Beaucoup d’interrogations sans réponses, beaucoup d’extrapolations de tout ce qui va mal se passer… Une bonne et saine explication va couper court aux différents “délires” qui surgiront dans le cas contraire !

Erreur n°5 : ne pas travailler les nouveaux processus et procédures pour les adapter aux nouveaux outils

On ne plaque pas de nouveaux outils ou méthodes sur une organisation ancienne ! Il faut construire des processus adaptés, des procédures claires, et les expliquer à vos cadres et collaborateurs.

Le risque ?

Outil et méthode nouveaux ne peuvent s’insérer dans des schémas anciens et inadaptés qui seront probablement sensiblement rénovés voire refondus.

Sinon, l’échec est quasi assuré…

Erreur n°6 : ne pas planifier selon de nouvelles conceptions

Une nouvelle conception de la productivité s’appuie sur une planification rénovée et très différente de celle qui est pratiquée historiquement dans les cabinets. L’absence d’anticipation et d’implication des clients fait de plus en plus de dégâts et épuise les collaborateurs.

Cette planification est un point-clé de notre Méthode de la Chaîne Critique.

Elle s’appuie sur des budgets de temps “challengés” qu’il faut savoir expliquer.

Le risque ?

Sans planification avancée plusieurs risques sont déjà les vôtres et vous pousse dans les cordes, à la limite des délais légaux (avec reports) et de l’épuisement :

  • les lois du temps jouent contre vous (loi de Parkinson, syndrome de l’étudiant,…)
  • les clients négligents jouent contre vous
  • les collaborateurs s’usent plus vite…et partent en entreprise !

Erreur n°7 : ne pas indiquer l’absence de sanctions en cas de dérapage

Il devient plus important pour un collaborateur de terminer tous ses dossiers plus tôt que de respecter strictement un budget de temps pour chaque dossier. Les dérapages par dossier prennent alors moins d’importance et les dirigeants doivent dégager les collaborateurs de toute “sanction” (ou reproche) qui n’a plus cours.

Le risque ?

La peur de l’échec paralyse l’action ce qui peut tuer dans l’oeuf vos ambitions. Il est déterminant d’afficher clairement cette nouvelle conception du pilotage qui sera réalisé.

Erreur n°8 : ne pas piloter l’entrée et la sortie des dossiers dans la chaîne de production

Ce point-clé est déterminant, et probablement encore plus important que la planification elle-même ! Il faut choisir les bons dossiers, les lancer en nombre limité et contrôlé, les finir au plus vite avant de passer à d’autres.

Le risque ?

Trop de dossiers engagés en même temps, et c’est le risque majeur du travail en multi-dossiers et multi-tâches qui est le tueur n°1 de votre productivité ! Ne mettez “pas trop d’éléphants dans le couloir” au risque de créer des goulots en bout de chaîne sur votre poste !

La perte de productivité peut évoluer entre 30 et 80%… Majeur.

Erreur n°9 : ne pas faire témoigner les pilotes

Appuyez-vous sur leur réussite ! Ils seront fiers d’avoir remporté le défi proposé et de prouver que c’est possible. Les autres suivront plus facilement…

Pensez aussi à des récompenses plus “substantielles” (financières ?) si les gains sont élevés pour votre cabinet…

Le risque ?

Dommage doublement si vous ne le faites pas :

  • vous manquez une occasion de valoriser vos collaborateurs les plus audacieux qui sont moteurs
  • vous aurez plus de mal à emmener les autres.

C’est ce qu’on appelle la “preuve sociale” : quand vous croisez deux restaurants, l’un plein, l’autre vide, dans lequel rentrez-vous ?

Erreur n°10 : ne pas fixer d’objectifs quantitatifs et qualitatifs

Ces objectifs sont nécessaires, aussi bien au plan quantitatif que qualitatif :

  • budgets de temps challengés
  • date de fin de période fiscale avancée
  • réduction des heures supplémentaires
  • abaissement du stress
  • temps disponible pour satisfaire les clients et vendre de nouvelles prestations.

Le risque ?

La logique floue ne fais pas bon ménage avec la productivité : il est nécessaire de mesurer les gains mais aussi de les “tracer” afin de ne pas reperdre le temps ainsi économisé dans la “boîte noire productive” du cabinet !

L’aspect qualitatif séduit :

  • les personnels en leur montrant votre préoccupation en faveur d’un meilleur bien-être
  • les clients en termes de satisfaction (bilan rendu plus tôt par exemple).

Erreur n°11 : ne plus raisonner unitairement mais globalement

Ces objectifs sont plus collectifs qu’individuels dans l’esprit : c’est un changement important dans la logique de la Chaîne Critique.

On recherche plus le gain global sur un ensemble de dossiers, en oubliant les petits accidents (peu fréquents) sur quelques dossiers.

Le risque ?

La focalisation sur les seuls boni mali vous fait perdre de vue le sens global de votre projet et de vos ambitions pour le cabinet, mais aussi pour les clients et les personnels.

Un malus peut alors être accepté plus facilement, respectant alors votre engagement de forfait sans dépassement (si c’est votre engagement).

Erreur n°12 : ne pas effectuer un suivi efficace mais soft

Il doit être automatique, simple et visuel, presque sans aucun chiffre !

Comment ? Les “fever chart” utilisés en Chaîne Critique vous montrent l’avancement rentable d’un dossier ou d’un portefeuille de dossiers, tout en vous permettant de réagir tôt…

Le risque ?

Il est triple :

  • perdre vos gains, sans savoir où ils se sont évaporés
  • multiplier les outils et les coûts en saturant vos collaborateurs
  • réduire la performance globale et la croissance de votre cabinet du fait d’un plafonnement en termes de productivité et de rentabilité.

Alors, faites vous ces erreurs ?

L’outil magique n’existe pas… et quand bien même !

La recette de la productivité est un cocktail gagnant : outil + méthode + management des RH.

Si vous préférez trop longtemps les robots aux être humains, ne pensez pas aller un jour vers les services et le conseil !…

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