Cabinets face à la Covid-19 : les 5 facteurs-clés de l’incroyable différence d’adaptation !

Cabinets face à la Covid-19 : les 5 facteurs-clés de l’incroyable différence d’adaptation !

29 octobre 2020 Non Par IloaBlog

2020 annus horribilis pour les cabinets d’expertise comptable… Beaucoup de professionnels ont vu exploser tous leurs délais… mais pas tous !

Tous les délais ont été prorogés en 2020 et notamment la fin des bilans 31/12 a été positionnée au 30/06, le juridique repoussé au 30/09.

Ceci n’a pas empêché beaucoup de cabinets de finir leurs derniers bilans juste avant les vacances d’août, voire pendant les congés ou à la rentrée.

Ces reports ont été la conséquence de l’action des experts-comptables notamment en avril-mai 2020 pour aider leurs clients :

  • les informer sur les mesures d’aides gouvernementales (elles changeaient tous les jours !)
  • mettre des salariés en chômage partiel
  • décaler des charges (URSSAF, loyers,…)
  • établir des prévisionnels
  • demander des PGE…
  • …et bien sûr organiser le cabinet à passer dans l’urgence en télé-travail et à capter les documents des clients tant bien que mal !

Aujourd’hui souterrainement – et malgré les propos rassurants des institutionnels – beaucoup de petits cabinets en difficulté abandonnent la partie ou bien se mettent à l’abri :

  • revente à prix cassé
  • intégration d’un plus gros cabinet
  • mise en configuration dégradée qui risque bien d’aboutir aux deux premières situations ci-dessus.

Beaucoup de dirigeants de cabinets s’attendent à perdre 5 à 10% de leurs clients, et subissent déjà de fait des impayés, des demandes de report et des négociations sévères sur les honoraires.

Tout cela va impacter leur trésorerie à court terme et leur avenir à moyen terme.

Le deuxième confinement qui nous est promis ne va pas sans doute pas arranger les choses…

…malgré le fait qu’il nous ait été annoncé bien à l’avance par des médias bizarrement déjà très bien informés !

En effet, certains cabinets ont su terminer leurs bilans 31/12 dans les mêmes délais que d’habitude (fin mai) voire même fin avril.

Ils ont pu enchaîner leurs missions CAC et juridiques dans des conditions quasi-normales et partir en vacances l’esprit plus libre.

Les 5 facteurs qui ont fait la différence

Notre analyse de terrain nous montre que 5 facteurs ont favorisé une situation “presque normale” dans ces cabinets :

  1. La plupart des outils de production et de gestion interne de ces cabinets “épargnés” étaient hébergés en mode saas dans le cloud ;
  2. Une fraction non négligeable de clients étaient déjà équipés pour scanner eux-mêmes leurs pièces d’achats et leurs notes de frais ;
  3. Equipés de portables, d’un double écran et de petits matériels de scanérisation, les collaborateurs pouvaient en moins de 24H être placés en télétravail ;
  4. Des outils de visioconférence étaient déjà en place pour réaliser des rendez-vous clients sans perte de temps ou pour délivrer des webinaires sur différents sujets de conseil ;
  5. La planification était déjà organisée, parfois des mois à l’avance, avec des objectifs normaux de terminaison beaucoup plus précoces que dans la plupart des cabinets (souvent 2 mois plus tôt) et avec un pilotage efficace.

Sur les trois premiers points, beaucoup de cabinets avaient déjà travaillé et les plus avancés ont pu gérer le premier confinement très facilement.

Concernant les outils de visioconférence, le taux d’équipement était encore relativement faible mais il a explosé dans les cabinets au printemps 2020, par la force des choses.

D’ailleurs, ces évolutions n’ont pas été sans conséquences sur la gestion des ressources humaines, puisque beaucoup de collaborateurs ont “revendiqué” leur envie de rester, au moins quelques jours par semaine, en télétravail : il y a donc eu une importante mutation ici.

Si ces 4 premiers facteurs-clés ont joué indubitablement un rôle essentiel dans l’adaptation des cabinets qui ont le mieux passé cette période fiscale, il reste le cinquième point qui est le facteur-clé le plus négligé dans la plupart des cabinets.

C’est pourtant le facteur qui a le plus de potentiel !

Investir un mois de travail une seule fois dans la vie du cabinet pour en gagner deux tous les ans nous semble être une bonne décision ?

A notre grand étonnement, depuis plus de 10 ans, nous constatons que 90% des cabinets n’investissent pas sur ce 5e facteur-clé !

Son ROI est pourtant extrêmement élevé y compris dans des très petits cabinets.

Or cette négligence, qui les pénalise déjà fortement dans les périodes fiscales “normales” leur est de plus en plus fatale dans cette période de crise sanitaire.

Quels sont les gains induits d’une planification et d’un pilotage de qualité ?

Ils sont nombreux :

  • planning de charge prévisionnel permettant une embauche longtemps à l’avance des ressources humaines nécessaires : il n’est plus possible de réagit au dernier moment !
  • maîtrise totale des obligations qui sont centralisées en visibles en un clic de souris sur l’ensemble des collaborateurs et de leurs dossiers ;
  • détection avancée toutes les fins de mois des mali en formation (gain = 500€ * 35% * votre nombre de dossiers) ;
  • détection des collaborateurs en difficulté ou potentiellement partants qui commencent à négliger leurs dossiers et leur suivi (temps, obligations…) ;
  • respect des délais et raccourcissement de la période fiscale (gain = 10 à 15% de productivité + le CA possible sur 2 mois libérés) ;
  • détection automatisée des prestations exceptionnelles à facturer en plus des plans de facturation (gain = 5 à 10% du CA global de l’expertise comptable) ;
  • déstress des personnels qui malheureusement quittent la profession depuis quelques années ;
  • satisfaction des clients qui voient leur partenaire comptable bien organisé, en bonne santé et vecteur de conseil ;
  • santé préservée des dirigeants du cabinet (gain = revivre, non chiffrable mais inestimable, non ?).

L’accumulation de ces “bonus” fait une différence énorme entre les bons et les autres ! La rémunération des dirigeants avisés peut être en moyenne jusqu’à 5 fois plus élevée d’après nos études réalisées au sein du Club RCA…

Il n’y a pas de “petits cabinets”, il n’y a que des cabinets qui renoncent à être performants ou qui ne comprennent pas l’impact énorme de la planification et de son pilotage sur la performance du cabinet !…

Dans quelle catégorie vous situez-vous ?