Cabinets comptables : comment réussir votre sprint final de période fiscale ?

Cabinets comptables : comment réussir votre sprint final de période fiscale ?

22 mars 2022 Non Par IloaBlog

Les cabinets comptables sont rentrés dans leur sprint traditionnel de la fin de période fiscale, à savoir les deux derniers mois pour produire les dossiers 31/12

C’est donc le “money time” pour reprendre une expression du monde du sport ! Là ou tout se joue pour finir en beauté…ou pas !

Tout le cabinet est mobilisé pour mettre le paquet et boucler le plus rapidement possible les derniers dossiers en préservant une qualité nécessaire.

Sauf peut-être les quelques inévitables “dossiers récalcitrants” qui seront finalisés à l’été voire plus tard à la rentrée…

De quels dossiers parle-t-on essentiellement ?

Ce sont souvent les dossiers :

  • les plus petits : type SCI, dont le cabinet aurait dû se débarrasser en janvier, ce qui n’est pas fait la plupart du temps ;
  • les moins stratégiques : les dirigeants de ces dossiers sont moins ou peu concernés par leur bilan et ils n’ont pas de contrainte vis-à-vis de partenaires bancaires par exemple ;
  • les plus difficiles en termes d’approvisionnement : on sait que ces clients fournissent à grand peine leurs pièces comptables et informations pour diverses raisons technologiques ou comportementales ;
  • les plus problématiques : plusieurs comptabilités historiques défaillantes et à reprendre, entreprises en difficulté, dirigeants décédés,…
  • des nouveaux dossiers pas encore maîtrisés ou des dossiers réaffectés entre collaborateurs réviseurs.

Autant dire que les collaborateurs ne se bousculent pas, à juste titre (sauf pour les SCI), pour sortir ces bilans dans les premiers mois de la période fiscale…

…et que tous comptent sur la rallonge de 15 jours généralement négociée par l’Ordre auprès du Ministère de Tutelle et qui va amener tout le cabinet à terminer “à l’arrache” quasiment fin mai !

Un cadeau empoisonné, mais bon…

Quel est donc le problème des collaborateurs réviseurs ?

On voit bien avec le type de dossiers listés ci-dessus que les outils technologiques ne régleront pas les difficultés des collaborateurs, notamment en termes d’approvisionnement terminal !

Dans un contexte où l’approvisionnement devient, au fil des années, de plus en plus compliqué malgré les progrès technologiques.

Actuellement, cela provient probablement d’une polarisation des dirigeants de TPE/PME sur leurs problématiques “orientées clients” dans un contexte de crise larvée depuis 24 mois (crise sanitaire encore sous-jacente, prêts PGE à rembourser, période pré-électorale, guerre aux portes de l’Europe,…).

Les inquiétudes et les risques sont nombreux.

Bien sûr, on constate aussi que la comptabilité pure intéresse de moins en moins ces dirigeants de TPE/PME, de plus en plus demandeurs de pilotage de gestion et de conseil.

Ces “appros” défaillants poussent alors les collaborateurs à gérer en simultané de trop nombreux dossiers commencés mais non terminés !

La dérive commence…

Les conséquences de cette situation sont amplifiées en fin de période fiscale

En effet, une gestion multi-dossiers et multi-tâches est donc vecteur de :

  • délais plus longs de restitution des projets de bilan aux experts-comptables (perte d’un à deux mois en cours de route) ;
  • temps passés beaucoup plus importants (nous estimons ces surtemps induits entre +30 et +80% de temps) ;
  • la création de goulots d’étranglement sur les experts-comptables qui reçoivent, subitement et tardivement, un grans nombre de ces dossiers qu’ils ne peuvent plus absorber aussi vite !
  • l’insatisfaction clients du fait des délais d’attente de leur bilan définitif avec à la clé des honoraires plus importants, du fait de temps eux aussi excédentaires…

Quelles solutions adopter en fin de période fiscale ?

Si les outils technologiques ne peuvent rien (ou presque) pour résoudre les problèmes décrits plus haut, restent la planification et le pilotage “à la culotte” de ces derniers dossiers, assortis d’un management spécifique des clients et des collaborateurs réviseurs.

Schématiquement :

  • un management visuel des dossiers dans leurs étapes d’avancement
  • des techniques psychologiques pour améliorer les appros clients
  • un évitement maximal du multi-dossiers dans chaque portefeuille
  • une gestion affinée des agendas des réviseurs
  • une protection de la concentration des réviseurs
  • une surveillance des goulots d’étranglement en formation sur les experts-comptables
  • une mesure ultra-précise des gains de temps réalisés par rapport à la mission en n-1 pour s’assurer que les réviseurs vont dans le bon sens.

Quelques exemples ?

Le management visuel peut être géré dans un “kanban” assorti de règles très strictes afin d’assurer une fluidité maximale de votre chaîne de production.

Les techniques psychologiques sont par exemples l’usage de demandes avec dates butoirs ou des emails dont le texte astucieux génère une réponse rapide car épidermique d’une grande partie des clients adressés : les réviseurs en raffolent !

La gestion affinée des agendas se gère sur deux semaines pas plus pour diverses raisons. Et le temps des réviseurs est optimisé (séquences de sprints de 2H maximum) et totalement protégé (peluche sur le bureau) pour éviter les pertes de concentrations.

La surveillance des goulots rejoints le kanban et son management visuel : aucun dossier ne doit stagner dans la chaîne de production (ou le moins possible). De plus, on connaît la capacité d’absorption de chaque expert-comptable en nombre de rendez-vous par jour de date à date.

Une mesure ultra-précise de l’avancement et des gains de productivité par réviseur est également réalisée : elle le challenge sans lui mettre une pression inutile, car le gain de temps n’est que la conséquence d’une organisation maîtrisée, ce n’est pas l’objectif numéro 1 !

Or le paradoxe, c’est qu’au même moment, les experts-comptables ont encore moins de temps pour manager leurs troupes !

Car après les 31/12 viendront :

  • les dossiers 31/03
  • les déclarations fiscales personnelles des dirigeants
  • les commissariats aux comptes (quand il y en a)
  • la supervision du juridique
  • des aléas (absences, départs, travaux exceptionnels, nouveaux dossiers)…

Ouf ! l’été est encore loin… et la fatigue s’accumule car l’expert-comptable est la “variable d’ajustement” en dernier ressort de cette période fiscale.

Les outils et la “supposée” Intelligence Artificielle ne peuvent rien ici, contrairement aux discours de certains éditeurs !

C’est par l’organisation et le management que les cabinets peuvent s’en sortir.

Rien d’autre.

C’est pourquoi RCA Consulting a mis au point sa Méthode de La Chaîne Critique Adaptée aux Cabinets Comptables qui peut être lancée à tout moment dans le cabinet pour aider et soulager les réviseurs.

Même à deux mois de la cloche !

Et qui permet d’éviter l’éprouvant sprint des experts-comptables, au risque de leur santé…

Des résultats “tout bénéfice” pour le cabinet

Les résultats sont époustouflants : les gains moyens de productivité mesurés sur des dizaines de collaborateurs montrent des gains compris dans une fourchette de 20% à plus de 60% !

Les collaborateurs finissent par apprécier les séances de coaching hebdomadaires qui leurs donnent des solutions à chacun de leurs problèmes.

Ils sont heureux de témoigner de la réussite de leur “challenge” personnel au bout de huit séance de coaching (environ 2 mois de suivi hebdomadaire).

Ils sont fidélisés et peuvent contribuer à l’attraction de nouveaux collaborateurs, dans un contexte professionnel interne déstressé parce que mieux maîtrisé. Quelqu’un s’occupe enfin d’eux…

Si vous voulez retrouver une capacité de recrutement, recrutement devenu horriblement difficile depuis quelques années, ce management est LA VOIE ROYALE pour retrouver une attractivité pour votre cabinet en particulier et pour la Profession en général !

Alors, cabinets comptables : comment réussir votre sprint final de période fiscale ? En manageant vraiment vos équipes !

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