7 mesures pour renforcer la résilience de votre cabinet

7 mesures pour renforcer la résilience de votre cabinet

30 octobre 2020 Non Par IloaBlog

La crise sanitaire crée un second confinement qui pourrait être très destructeur (voir l’étude aux résultats très sombres du cabinet Mc Kinsey d’août 2020 qui prédit la destruction de 50% des entreprises) pour notre économie et nos TPE/PME.

La peur n’est pas bonne conseillère et l’action permet de la conjurer ! Mais pas seulement en faveur de vos clients…

Les cabinets d’expertise comptable sont très mobilisés pour aider leurs clients mais ils ne doivent pas “s’oublier” car les dégâts de cette période commencent déjà à les toucher :

  • impayés
  • demandes de report de règlement
  • négociations sur les honoraires
  • premières faillites…

Souvenez-vous de la crise de 2008 : les effets s’étaient fait ressentir avec une année de décalage dans les cabinets, soit en 2009 ! Et les effets de cette crise sanitaire risquent bien d’être supérieurs…

Vous devez donc agir dès maintenant pour renforcer la résilience de votre cabinet.

Nous examinons dans cet article un certain nombre de mesures qui peuvent être prises assez rapidement, afin de renforcer la résilience des cabinets d’expertise comptable et les préparer à passer au mieux les mois difficiles qui se profilent.

  1. Variabiliser un maximum de charges
  2. Mettre en place des processus pour organiser, déléguer, surveiller, réagir tôt
  3. Pousser le travail au maximum chez le client
  4. Facturer mieux tout ce qui est déjà produit
  5. Gérer vraiment la trésorerie du cabinet
  6. Economiser d’un côté pour investir mieux sur l’essentiel
  7. Développer une orientation clients et tester des offres.

1 – Variabiliser un maximum de charges

Face à la pénurie de collaborateurs et dans un contexte où une fraction du portefeuille clients pourrait disparaître, pourquoi ne pas recourir à une externalisation partielle de la production comptable notamment ?

Le nombre de sociétés d’externalisation administrative a explosé ces dernières années, sans même parler de délocalisation qui est une autre voie (plus adaptée à des gros volumes).

Nous avions interrogé Marc LE VERNOY, dirigeant de 3H18 il y a quelques mois.

Certains cabinets ont même créé des structures spécifiques de gestion administrative déléguée.

Par ailleurs, le télétravail subi, et à terme voulu, ne va-t-il pas faire baisser les mètres carrés de bureaux, parfois loués à des prix élevés ?

Une rotation des collaborateurs en télétravail peut permettre une plus grande frugalité de ce poste de charges qui représente souvent 4 à 5% du CA du cabinet.

2 – Mettre en place des processus pour organiser, déléguer, surveiller, réagir tôt

Bien sûr, nous répétons à l’envie qu’une planification et un pilotage efficaces peuvent faire gagner beaucoup dans un cabinet !

Mais si vous devez externaliser des ressources humaines, ce besoin de délégation et de contrôle sera encore plus important et il n’est pas question de perdre en qualité de la prestation faute d’avoir mis en place une organisation sérieuse !

Réagir tôt, c’est avoir un calcul de taux d’avancement sur ses missions et évaluer la formation de mali sur vos dossiers dès les premiers mois ! Pas à la fin de la mission quand c’est trop tard…

TurboBusiness module de planification et pilotage de la gamme ILOA peut vous y aider. La toute dernière V12 optimisera encore plus vos performances.

3 – Pousser le travail au maximum chez le client

Nous voyons essentiellement deux pistes qui fonctionnent chez certaines catégories de clients :

  • le scan/OCR des factures d’achats et notes de frais
  • la tenue comptable réalisée de fait par le travail du client dans son suivi de trésorerie (scan/OCR, intégration des ventes, rapprochement bancaire…) : autant de temps économisé pour le cabinet.

Deux stratégies opposées sont possibles :

  • si vous êtes un gros cabinet : conservez au maximum la tenue et devenez une “usine de production”
  • si vous êtes un petit cabinet : la stratégie précédente vous tue à petit feu, vous devez la bannir pour survivre !

4 – Facturer mieux tout ce qui est déjà produit

Depuis 20 ans que nous avons inventé la méthode, cela marche toujours dans tous les cabinets où nous la mettons en place !

+3, +5, +7, +10% de CA… Pour zéro travail en plus, c’est évidemment bon à prendre par les temps qui courent…

Il suffit de faire deux choses :

  • détailler le plus possible toutes les prestations exceptionnelles du cabinet
  • puis d’automatiser cette facturation via un système qui sort chaque fin de mois tous les plans de facturation des clients + tout l’exceptionnel détecté automatiquement. TurboMoney d’ILOA est né pour supporter la méthode

5 – Gérer vraiment la trésorerie du cabinet

Certes il faut pousser sur la dématérialisation mais des outils périphériques de qualité peuvent s’interfacer facilement avec de vieux outils de compta robustes.

La plupart des cabinets prétendent ne pas avoir besoin en interne d’une gestion de trésorerie : c’est un héritage du passé qui a vu les cabinets accumuler 120 jours d’encours clients, avec souvent une trésorerie pléthorique dans les cabinets bien gérés !

Cette situation va changer :

  • d’abord parce que les trésorerie se tendent de plus en plus
  • ensuite parce qu’un encours pareil dans la crise économique grave qui se prépare va devenir suicidaire !

Ici, TurboPilot de la gamme ILOA est né pour vous aider… et aider vos clients (une belle mission à proposer soi-dit en passant).

6 – Economiser d’un côté pour investir mieux sur l’essentiel

Est-il vraiment utile d’investir lourdement sur un nouvel outil de compta alors que les honoraires vont continuer de s’effondrer ?

Pourquoi ne pas plutôt investir sur :

  • des outils d’échanges “orientés clients” (CRM, captation de pièces, restitution d’informations à valeur ajoutée,…)
  • des outils de télétravail (visioconférence, planification,…)
  • les chantiers listés ci-dessus
  • la refonte de votre business model, un système de pilotage de gestion et de nouvelles offres (le point n°7 ci-dessous) ?

Les cabinets font actuellement le gros dos, mais ce n’est pas la bonne stratégie à moyen long terme…

7 – Développer une orientation clients et tester des offres

Vous devez développer une empathie qui n’existe pas dans l’ADN historique de votre cabinet, trop occupé à produire de l’obligation légale depuis des lustres !

Les cabinets ont pu faire l’économie de ce travail depuis des dizaines d’années, mais l’âge d’or est probablement derrière et la baisse continue du panier moyen d’honoraires de l’expertise comptable doit être anticipée et combattue activement dès maintenant : attendre le dernier moment n’est pas une option car il faut des mois pour créer une nouvelle offre.

En effet, ce chantier est sans doute le plus long à mettre en oeuvre.

Heureusement, de nouvelles techniques de web marketing, si elles sont utilisées après une véritable réflexion stratégique, peuvent faire merveille. Notamment la mise en oeuvre de tunnels de vente sur Internet…

Les pistes existent, nous parlons de celles qui sont vraiment demandées par les clients, pas celles rêvées par de fantasmatiques institutionnels…

Par exemple :

  • externalisation administrative
  • domiciliation
  • facturation et relance
  • règlement des fournisseurs
  • prévision et suivi de trésorerie
  • gestion de comptes bancaires pour autrui.

Là encore, ayez le réflexe TurboPilot à l’instar des associés du cabinet BOULLU à Vienne !…

En conclusion

Surveiller la productivité, optimiser la facturation, maîtriser la rentabilité, rentrer le cash, bâtir un système de tableau de bord en data-visualisation, développer des missions nouvelles sans plus attendre ?

Les cabinets doivent prendre à bras le corps leur planification et leur gestion interne, au détriment du temps de production qui les vampirise largement trop !